İhtiyacınız olduğunu bilmediğiniz 5 Google Drive ipucu

Google Drive verimliliğinizi artırmak istiyorsanız, Jack Wallen'ın bu hedefe doğru uzun bir yol kat edecek beş ipucu var.

Google Drive'a bağımlıyım. Her gün kullanıyorum ve sabahtan akşama kadar içeride ve dışarıdayım. Bulut depolama sisteminde çok fazla zaman harcadığım için, deneyimimi daha etkili ve verimli hale getirmek için birkaç "hile" buldum. 

Bu faydalı ipuçlarına geçmeden önce, bunların Google Drive'daki (Dokümanlar, E-Tablolar, Slaytlar ve Formlar) tek tek uygulamalarla ilgili olmadığını bilin. Bu ipuçları, Drive'ın kendisiyle ve platformdan en iyi şekilde yararlanmayla ilgilidir. Bu nedenle, dahil edilen araçlardan birine özel ipuçları arıyorsanız, aramaya devam etmek isteyeceksiniz. Ancak günlük Drive işinizi geliştirmek istiyorsanız doğru yerdesiniz.

Bunu söyledikten sonra ipuçlarına geçelim.

İpucu 1: Klasörlerinizi düzenleyin

Bunu söylemeye gerek yok, ancak klasörlerinizi düzenlemek bir zorunluluktur. Her şeyi Google Drive'ın kök dizinine kaydederseniz, elinizde mutlak bir karmaşa ile karşılaşırsınız. Belgeleri barındıracak klasörler oluştursanız bile, bu klasörlerin düzeni sıfırsa, dosyaları aramak için onlarla çalışmaktan daha fazla zaman harcarsınız. 

Örneğin, belirli müşterileriniz veya birlikte çalıştığınız projeleriniz olduğunu varsayalım. Müşteri A, Müşteri B, Müşteri C ve Müşteri D veya Proje 1, Proje 2, Proje 3 ve Proje 4 için bir klasör oluşturabilirsiniz. Hem müşteriler hem de projelerle çalışıyorsanız, MÜŞTERİLER adlı bir klasör oluşturabilirsiniz ve biri PROJELER olarak adlandırılır ve ardından Müşteri A, Müşteri B, Müşteri C, Müşteri D, vb. adlı alt klasörler oluşturur. 

Google Drive hiyerarşimi şu şekilde kurdum:

Müşteri > Yıl > Ay.

Yani, Müşteri A > 2022 > Temmuz olabilir. Temmuz klasörüne tüm içeriğimi/belgelerimi/vb. ekliyorum. O ay için. Bu düzen, Drive'da her şeyin nerede olduğunu düşünmenize gerek kalmadan öğrenmeyi inanılmaz derecede kolaylaştırır.

2. İpucu: Klasörlerinizi renkle kodlayın

Klasör hiyerarşisini basitleştirmek için her istemci klasörünü renklendiriyorum, bu yüzden tek yapmam gereken isim yerine rengi aramak. Bir klasörü renk kodu için, Google Drive'daki klasörü sağ tıklayın ve Rengi Değiştir > RENK'i seçin (RENK, söz konusu klasör için ayarlamak istediğiniz renktir.

3. İpucu: Etkinlik Kenar Çubuğunu kullanın

Google Drive'ı ne kadar kullandığım göz önüne alındığında, bazen bir klasör içinde yakın zamanda çalıştığım bir belgeye gerçekten hızlı bir şekilde erişmem gerekiyor. Diyelim ki ZDNet  için bir yazı yazdım ve belgedeki bir şeyi hızlıca kontrol etmem gerekiyor. Google Drive'ı açarsam ve ZDNet klasörünü seçersem, Etkinlik bölmesi değişir ve yalnızca o klasörle ilişkili en son etkinliği görüntüler.

4. İpucu: Önemli dosya ve klasörlere hızlı erişim için Yıldız özelliğini kullanın

Düzenli olarak başvurmam gereken ancak Google Drive klasör hiyerarşime dağılmış belirli belgelerim var. Bu belgeleri aramak zorunda kalmak istemiyorum (çünkü bu değerli zaman kaybıdır). Bunun yerine, tüm yapmam gereken Yıldızlı klasörüne gidip onları bulmak için bu belgelere yıldız koyuyorum. 

5. İpucu: Gelişmiş Arama aracını kullanın

Son olarak, Gelişmiş arama aracını kullanmaktan asla çekinmeyin. Google Drive'daki normal Arama özelliği kendi içinde oldukça güçlüdür, ancak onu nasıl kullanacağınızı tam olarak bilmeniz gerekir. Elbette standart arama çubuğunu her zaman kullanabilirsiniz, ancak ne yaptığınızı bilmeniz gerekir. Örneğin, adında (veya içeriğinde) "google drive" bulunan bir PDF dosyasını aşağıdaki gibi bir arama dizesiyle arayabilirsiniz:

google sürücü türü: pdf

Veya 2022'den önce oluşturulmuş tüm PDF dosyalarını aramak isteyebilirsiniz, bu aşağıdakilerle yapılabilir: